Vragen en antwoorden

Artikel 8.1 kent de gemeente een onbeperkt, eeuwigdurend gebruiksrecht toe op alle resultaten van de opdracht, inclusief het recht tot wijziging en hergebruik buiten de context van deze opdracht. Dit betekent in de praktijk dat de gemeente mijn ontwerp of idee (als de input van de leerlingen achterblijft) ook zou kunnen gebruiken voor andere doeleinden dan de bezinningsplek op het Stadsplein — bijvoorbeeld voor promotiedoeleinden, publicaties van toekomstige projecten — zonder mijn toestemming en zonder aanvullende vergoeding. Bent u bereid het gebruiksrecht te beperken tot wat redelijkerwijs noodzakelijk is voor de realisatie en het beheer van de Bezinningsplek op het Stadsplein, zodat hergebruik van mijn ontwerp of idee buiten de context van deze opdracht alleen mogelijk is na mijn instemming en eventuele aanvullende vergoeding?

Wij zijn bereid om het gebruiksrecht te beperken tot hetgeen redelijkerwijs noodzakelijk is voor de realisatie en het beheer van de Bezinningsplek op het stadsplein.

Artikel 8.3 vraagt mij bij voorbaat afstand te doen van mijn persoonlijkheidsrechten op het werk. Aangezien we vooraf niet weten hoe groot de input van de leerlingen op het ontwerp zal zijn, is het mogelijk dat mijn idee/ontwerp leidend zal zijn bij de invulling van de Bezinningsplek. De rechten die de Auteurswet mij als maker toekent, waaronder het recht op naamsvermelding en het recht mij te verzetten tegen het aantasten van verminking van mijn werk, kan ik niet bij voorbaat opgeven. Juist bij een kunstwerk in de openbare ruimte — waar mijn naam (mogelijk sterk) aan verbonden is en door een breed publiek gezien wordt — is dit voor mij een belangrijk punt. Bent u bereid de afstandsverklaring van persoonlijkheidsrechten uit de overeenkomst te laten vervallen dan wel aan te passen tot wat strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van deze opdracht?

Wij zijn bereid om de afstand van de persoonlijkheidsrechten te laten vervallen en aan te sluiten bij de Auteurswet (art. 25 Aw), waarbij aan sub d wordt toegevoegd ‘tenzij het verzet in strijd is met de redelijkheid en billijkheid. Wij zullen altijd uw naam en die van de leerlingen erbij vermelden.

Wij zijn bereid om een limiet op te nemen voor de aansprakelijkheidssom, waarbij het uitgangspunt is dat sprake moet zijn van een passende verzekering. Wij achten een beroepsaansprakelijkheidsverzekering met een maximum van € 20.000,- per geval redelijk.

Is het mogelijk dat ik verantwoordelijk ben voor de artistieke begeleiding én de volledige uitvoering en realisatie van het project vanaf het moment dat het winnende groepje scholieren is geselecteerd?

Dat is in beginsel mogelijk. Uitgangspunt van deze opdracht is dat de geselecteerde creatieve partner verantwoordelijk is voor het ontwerp en de artistieke begeleiding van de realisatie (zie hoofdstuk 2.1. van de offerteaanvraag).

Op basis van het gekozen ontwerp en de verdere uitwerking kan de realisatie door de creatieve partner zelf worden uitgevoerd, door de gemeente, of in samenwerking met een derde partij. De gemeente wil die keuze niet op voorhand beperken, zodat er zoveel mogelijk ruimte blijft voor een creatieve en inhoudelijke invulling van het ontwerp.

Biedt de aanbesteding ruimte voor een samenwerking, waarbij een andere partij de participatie en procesbegeleiding verzorgt en ik de artistieke ontwikkeling en uitvoering op mij neem?

Ja, dat is zeker mogelijk. Wel geldt dat degene die inschrijft verantwoordelijk blijft voor de uitvoering van deze opdracht, zoals die is beschreven in de scope. Het is toegestaan om (een deel van) de werkzaamheden in samenwerking met andere partijen uit te voeren. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een onderaanneming of samenwerkingsconstructie. Daarbij geldt dat de inschrijver eindverantwoordelijk blijft voor de kwaliteit en samenhang van het geheel.

Daarnaast geldt binnen een samenwerkingsverband nog steeds aan de uitgangspunten van de opdracht moet worden voldaan. Dat betekent onder meer dat de inschrijver zelf een actieve rol heeft in de participatie en samenwerking met scholieren en bij het tot stand komen van het ontwerp. Het is niet de bedoeling dat deze rol volledig bij een andere partij wordt neergelegd. De gemeente verwacht dat de creatieve en inhoudelijke regie, inclusief de interactie met scholieren en andere partijen, primair bij de inschrijver ligt.

Maakt de uitvoering van de bezinningsplek onderdeel uit van deze opdracht, of wordt hiervoor op een later moment een uitvoerende partij geselecteerd?

Deze opdracht omvat de werkzaamheden zoals is omschreven in hoofdstuk 2.1 van de offerteaanvraag. De daadwerkelijke uitvoering (realisatie) maakt onderdeel uit van het totale project. Afhankelijk van het gekozen ontwerp en de verdere uitwerking kan de realisatie door de creatieve partner zelf, door de gemeente of in samenwerking met een derde plaatsvinden. Hierbij geldt dat de realisatie zo snel mogelijk volgt op het afronden van het definitieve ontwerp. Dit met de reden dat we graag op 4 mei 2027 voor het eerst gebruik willen maken van de bezinningsplek.

De leidraad spreekt over een bezinningsplek ‘rondom de trap’ op het Stadsplein. Kunt u verduidelijken wat de exacte fysieke begrenzing van de ontwerpopgave is? Mogen inschrijvers ook een ontwerp voorstellen dat verder reikt dan de directe omgeving van de trap — bijvoorbeeld een deel (of het geheel) van het plein betrekt — of is het ontwerp strikt beperkt tot de trapzone?

Uitgangspunt is rondom de trap. Wanneer uit het concept blijkt dat het onderdeel is van een groter deel van het plein en dat te verenigen is met het ontwerp dat er reeds voor het Stadsplein is, is dat bespreekbaar.

U vermeldt dat er al een ontwerprichting beschikbaar is voor de trap als verblijfsplek als plek waar mensen kunnen zitten in de zon. Is het mogelijk deze ontwerprichting ter beschikking te stellen aan inschrijvers, zodat zij hun eigen voorstel hierop kunnen afstemmen? Zo niet, kunt u dan op hoofdlijnen aangeven welke kaders of randvoorwaarden uit die richting voor het ontwerp gelden?

De gemeente vindt het verstrekken van het ontwerp voor dit stadium van het traject nog niet relevant. Wel kunt u meer informatie over het stadhuis ophalen op onder andere de volgende webpagina’s:
* https://city-nieuwegein.nl/projecten/stadsplein/
* https://city-nieuwegein.nl/vernieuwegeiner/resultaten/sfeer-stadsplein/
* https://city-nieuwegein.nl/vernieuwegeiner/resultaten/aankomstplein-en-stadsplein/.

Kan de creatieve partner inzage krijgen in de plannen voor de herinrichting van het Stadsplein?

Zie bovenstaande vraag.

Bij gunningscriterium 2 vraagt u om een eerste idee, schets of conceptuele denkrichting — nadrukkelijk geen uitgewerkt ontwerp. Tegelijk wordt bij de beoordelingsaspecten getoetst op concreetheid. Kunt u verduidelijken hoe deze twee gestelde criteria zich tot elkaar verhouden? Wat verstaat u onder ‘concreet’ in de context van een nog pril, conceptueel voorstel?

De beoordeling op concreetheid ziet bij gunningscriterium 2 niet op het detailniveau van het ontwerp, maar op de mate waarin de denkrichting concreet is. Dit gaat om een duidelijke en herkenbare artistieke richting en dat het idee zodanig wordt toegelicht dat het voor de beoordelaars voorstelbaar wordt hoe de bezinningsplek eruit zou kunnen zien doordat de uitgangspunten concreet richting geven aan de verdere uitwerking.

Wordt bij de inschrijving uitsluitend de video (met transcript) beoordeeld, of is er ook ruimte om aanvullend portfolio-materiaal toe te voegen?

Uitsluitend de video met transcript wordt beoordeeld. Er is geen ruimte om aanvullend portfoliomateriaal toe te voegen.

Het honorarium voor de ontwerpopdracht bedraagt €20.000 inclusief btw. De opdracht omvat een aanzienlijk aantal taken: het schrijven van een briefing, jurylid zijn bij de scholierenpitches, co-creatie begeleiden zowel met de scholieren als met een (nog niet nader bekend) aantal maatschappelijke organisaties, esthetische begeleiding van de realisatie én het opstellen van een raming voor de realisatie. Geldt dit honorarium als vergoeding voor álle hierboven genoemde taken, of alleen voor de ontwerp- en participatiefase ? En met hoeveel maatschappelijke organisaties moet de creatief partner afstemmen en hoe vaak? 

Het honorarium van €20.000,- inclusief btw geldt als vergoeding voor de taken zoals beschreven in paragraag 2.1. van de offerteaanvraag (briefing, jureren, definitief ontwerp, esthetische begeleiding en opstellen raming). We gaan er voor nu vanuit dat er met maximaal 5 maatschappelijke partijen afgestemd moet worden. Wanneer dit er meer worden en wanneer dit leidt tot significant meer inzet, dan wordt hierover in gezamenlijkheid gesproken.

Het totale projectbudget bedraagt €100.000 inclusief btw. Interpreteer ik het dan juist als ik aanneem dat er dus €80.000,- overblijft voor de uiteindelijke realisatie van het ontwerp van de Bezinningsplek rondom de trap?

De waarde van de omvang staat per abuis verkeerd beschreven in paragraaf 2.1 van de offerteaanvraag. Er is in totaal €20.000,- inclusief btw beschikbaar voor deze opdracht. Daarnaast is er €100.000,- exclusief btw beschikbaar voor de realisatie van de bezinningsplek. Er wordt een nieuw document geüpload waarin dit duidelijk staat beschreven.

De leidraad beschrijft dat in fase 5 samen met het winnende groepje scholieren wordt gewerkt aan een definitief ontwerp. Om hoeveel leerlingen gaat het en in welke leeftijdscategorie? En hoe intensief is deze samenwerking bedoeld — gaat het om een aantal (vaste) werksessies (zo, ja hoeveel?) of wordt een doorlopende beschikbaarheid verwacht?

Dat is nog onbekend, het gaat om leerlingen uit leerjaar 3 van het VMBO tot en met het VWO.

Wat betreft de intensiviteit van de samenwerking: Dit hangt af van meerdere factoren, zoals de kwaliteit van het winnende concept van de leerlingen en het uiteindelijke idee. Dit mag dus door u zelf ingevuld worden. Wel verwachten wij meerdere interactiemomenten met de leerlingen en actieve begeleiding, zodat er uiteindelijk een kwalitatief goed definitief ontwerp ligt.

De creatieve partner maakt deel uit van de jury die de scholierenpitches beoordeelt. Heeft de creatieve partner daarin een doorslaggevende of adviserende stem? En hoe wordt omgegaan met een situatie waarin het winnende scholierenidee moeilijk te verenigen is met de artistieke visie van de creatieve partner?

De creatieve partner is inderdaad onderdeel van de jury. Hierin heeft hij een gelijk aandeel in de stemming als de rest van de beoordelaars. Dit is dus niet doorslaggevend of enkel adviserend.

Gezien de creatief partner zelf onderdeel is van de jury, verwachten wij niet dat het winnende scholieren idee moeilijk te verenigen is met de artistieke visie van de creatieve partner. Mocht dit wel het geval zijn, verwachten we wel dat de creatieve partner hier toch mee uit de voeten kan. In de uiteindelijke uitwerking moet het idee van de leerlingen herkenbaar zijn.

De leidraad vermeldt dat in fase 5 ook moet worden afgestemd met ‘de partij die het ontwerp gaat realiseren’. Is deze realiserende partij al bekend, of wordt dit werk nog apart aanbesteed? En op welk moment treedt deze partij in beeld? Kan de creatief partner hierbij nog suggesties van geschikte partijen voor de realisatie van de Bezinningsplek aandragen?

De realiserende partij is nog niet bekend. Op basis van het gekozen ontwerp en de verdere uitwerking kan de realisatie door de creatieve partner zelf worden uitgevoerd, door de gemeente, of in samenwerking met een derde partij. De gemeente wil die keuze niet op voorhand beperken, zodat er zoveel mogelijk ruimte blijft voor een creatieve en inhoudelijke invulling van het ontwerp.

De totale trap maakt deel uit van de architectuur van het gemeentehuis. Mag de trap zelf — inclusief de zijkanten — worden beschilderd, voorzien worden van teksten of voorzien van een (gekleurde) coating, dan wel mogen er objecten op of aan de trap en de zijkanten bevestigd c.q. geplakt worden?

De achitect heeft niet al op voorhand toestemming gegeven om het ontwerp van de trap aan te passen. De trap is onderdeel van het stadhuis, dus wanneer dit idee er is zal er in overleg moeten worden getreden met de architect. Wanneer er iets wordt gemaakt voor de trap, zal deze toestemming bijvoorbeeld niet nodig zijn.

Indien dergelijke ingrepen zijn toegestaan: is daarvoor toestemming vereist van de oorspronkelijk architect of diens rechtsopvolger? Zo ja, heeft de gemeente deze toestemming al verkregen of is deze te regelen?

Zie bovenstaande vraag.

Mag de trap zelf structureel worden aangepast als onderdeel van de nieuwe Bezinningsplek, of is de trap een gegeven dat qua kleur, structuur, vormgeving en uitstraling ongewijzigd moet blijven?

Zie bovenstaande vraag.

Is het mogelijk om de bezinningsplek fysiek te verbinden met het gebouw of de trouwtrap?

Zie bovenstaande vraag.

Is het mogelijk om ingrepen te doen in de trouwtrap en deze aan te tasten of iets toe te voegen?

Zie bovenstaande vraag.

Mogen de tegels van het plein ter plaatse van het nieuwe kunstwerk vervangen worden door andere tegels (soort en kleur)?

Ja, dat mag.

Mag er op het Stadsplein worden gegraven als onderdeel van het ontwerp — bijvoorbeeld voor het plaatsen van objecten, beplanting en van constructieve elementen? Zo ja, zijn er beperkingen vanwege kabels, leidingen of andere infrastructuur onder het plein? Is hiervoor een KLIC-melding of tekening beschikbaar voor inschrijvers?

Dit plein vormt tevens het dak van de onderliggende parkeergarage dus de mogelijkheden zijn daarmee beperkt.

Tijdens mijn locatiebezoek zag ik dat aan de overzijde van het plein, grenzend aan de appartementencomplexen, graafwerkzaamheden zijn verricht die schijnbaar lijken te wijzen op de aanleg van bassins of waterpartijen. Is het de bedoeling dat hier water in komt c.q. doorheen gaat stromen? Kunt u inschrijvers voorzien van meer informatie over deze “bakken” — bijvoorbeeld een tekening of beschrijving — zodat het idee/ontwerp voor de Bezinningsplek hier goed op kan worden afgestemd?

Deze bakken betreffen plantenbakken (en dus geen waterbakken). Voor meer informatie over het idee van het plein: zie het antwoord op de tweede vraag onder het kopje ‘Locatie en ontwerpgebied’.

Waar moet ik puntgewijs aan voldoen bij de inzending?

* Moet er een cv en documentatie worden meegestuurd?
* Waarom moet er nu al een video van 3 minuten worden meegestuurd?
* Moeten ook de beantwoording op de gunningscriteria worden meegestuurd met een plan van aanpak met leerlingen en toegankelijkmaken voor breed publiek en begroting, etc. etc.

Het lijkt alsof er nu al een pakket van 100 bladzijden moet worden ingediend. Graag een toelichting.

Wij begrijpen de vraag. In deze offerteaanvraag is het nadrukkelijk niet de bedoeling dat u een uitgebreid pakket aan documenten indient.

Wat vragen we wel van u?
* Een video van maximaal 3 minuten waarin u een antwoord geeft op de vragen die zijn gesteld in de gunningscriteria. Deze video bevat de volledige beantwoording op de gunningscriteria;
* Een korte tekst/transcript naar hetgeen u in de video zegt (let op: hier mag geen nieuwe informatie komen te staan dan hetgeen u in de video benoemt);
* Een downloadlink naar de video bij het indienen.

U hoeft dus geen uitgebreid plan in te dienen met een uitgebreid ontwerp of een begroting.

De aanbesteding is bedoeld om een creatieve partner te selecteren, niet om nu al een volledig ontwerp uit te werken. De verdere verdieping gebeurt pas na gunning, samen met scholieren en andere partijen (zie de fasering in paragraaf 1.3.).

3 augustus is benoemd tot beoogd startmoment. Vindt er dan ook een specifieke activiteit plaats? Zoja, neem ik dit graag mee in het plan voor de inschrijving. 

3 augustus is de formule definitieve gunningsdatum. Er vindt op dat moment geen specifieke activiteit plaats. De start van de werkzaamheden vinden in overleg plaats. N.B. Het einde van de opdracht vindt plaats bij oplevering van het werk, gezien de esthetische begeleiding tijdens realistie van de bezinningsplek onderdeel van de scope is.

Zijn er ook al andere concrete momenten afgestemd? Zoals de voorrondes en finale rondes?

In paragraaf 1.3.4 van de offertevraag staat de fasering van het project beschreven. Er zijn nog geen concrete data afgestemd.

Hoeveel scholen/leerlingen worden uitgenodigd om deel te nemen aan het project?

Er worden 3 scholen uitgenodigd om deel te nemen aan het traject. Alle leerlingen van leerjaar 3 komen in aanmerking voor deelname.

Hoeveel scholen/leerlingen worden verwacht daadwerkelijk deel te nemen?

Er zal minimaal 1 school deelnemen aan het traject.

Wordt de opdracht een onderdeel van het onderwijsprogramma?

De opdracht is onderdeel van het onderwijsprogramma.

Hoeveel tijd mogen de leerlingen hieraan besteden?

De start van het schooljaar is eind augustus. De pitches worden gehouden eind september/begin oktober. Per saldo zijn leerlingen dus ca 1 maand bezig met het genereren van ideeën voor de bezinningsplek. Hoeveel tijd de leerlingen concreet ter beschikking krijgen kan per school verschillen.

Hoe verloopt het contact met de scholen?

De school heeft een contactpersoon die het traject zal begeleiden.

Zijn de inzendingen individueel of in groepen.

De inzendingen van de leerlingen zijn in groepjes.

Wat is het niveau en leerjaar van de deelnemende leerlingen.

Het gaat om leerlingen uit leerjaar 3 van het VMBO tot en met het VWO.

Wat gebeurt er als de inzendingen van de leerlingen van te weinig artistieke kwaliteit getuigen?

Gezien de creatief partner zelf onderdeel is van de jury, verwachten wij niet dat het winnende scholieren idee van te weinig artistieke kwaliteit getuigt. Mocht dit wel het geval zijn, verwachten we wel dat de creatieve partner hier toch mee uit de voeten kan. In de uiteindelijke uitwerking moet het idee van de leerlingen herkenbaar zijn.

Is het mogelijk om na de jurering van de inzendingen verschillende plannen met elkaar te combineren en verschillende plannen en groepjes met elkaar samen te laten werken?

Dat is nog niet bepaald.